عارضه‌ یابی سازمانی

در سال های اخیر موضوعی که بیش از پیش، سازمانها و ذهن مدیران آنها را سخت درگیر کرده است، تغییر، اصلاح و بهبود وضعیت سازمان هاست. دلایل آنها هم به دو دلیل اساسی است:

اول اینکه محیط سازمانها بطور مستمر و با شتاب دستخوش تغییر و تحول می شود و تنها سازمانهای سازگار و هماهنگ با الزامات و مقتضیات محیط، ‌قادر به تداوم حیات و بقای خود هستند.
دوم اینکه سازمانها برای رشد و تکامل خود باید از درون متحول شوند و به سوی تعالی،‌ برتری و بلوغ حرکت کنند و این فلسفه تکامل و ضرورت وجودی مدیران سازمانهاست تا بیش از آنکه انرژی و وقت و منابع خود را صرف حفظ وضع موجود نمایند، بیشتر صرف بهبود و توسعه و بالندگی سازمان نمایند.
اما علیرغم این اهمیت و ضرورت، متغیرها و عوامل اثرگذار بر سازمانها روزبروز پیچیده تر می شوند و لذا نه تنها توسعه و تکامل سازمان، که حفظ وضع موجود مناسب نیز سخت تر می شود که هم به دلیل تنوع و تعدد عوامل محیطی و هم به دلیل پیچیدگی روزافزون درون سازمانهاست، لیکن چاره ای جز حل مشکلات، عبور از موانع و گذر از راه ناهموار برای بقاء و رشد وجود ندارد.
در چنین شرایطی،‌ هدایت و اداره سازمانها برای تحقق اهداف از پیش تعیین شده و حضور فعال و اثربخش در جامعه، نیازمند درک درست موقعیت و اتفاقات محیطی، برای آگاهی یافتن بموقع و دقیق از نقاط قوت و ضعف سازمان است که این هر دو،‌ نیازمند الگو و مدل مناسب برخورد با سازمان می باشد.

شاید به جرات بتوان گفت اولین کاری که هر شرکت یا سازمانی که می‌خواهد رشد کند یا قصد دارد مشکلاتش را حل کند ، باید انجام یک عارضه‌یابی سازمانی از وضعیت کنونی شرکتش باشد.

اصلی‌ترین چالش اکثر صاحبان کسب و کار و مشاوران مدیریتی مخصوصا در کشور ما این است که نمی‌دانند از بین این همه متدولوژی‌ها و تکنیک های مدیریتی چطور و چه زمانی استفاده کنند؟

این سوالاتی است که اکثرا وجود دارد:

_ در سازمان اول ایزو پیاده‌سازی کنم؟

_ یا اول چرخه بهبود بهره‌وری؟

_ تعریف 6sigma را هم خیلی شنیدم احتمالا اولین کار این است که تا بتوانم کیفیت انجام کارها را بالا ببرم و هزینه‌ها را کم کنم؟

_ درباره یکی پرکاربردترین ابزار این روزهای مدیریتی یعنی کارت امتیازی متوازن (BSC) چی فکر می‌کنید؟

_ شاید هم باید با EFQM یا یک مدل تعالی دیگر ببینم امتیاز سازمان چند می‌شود تا از دل آن پروژه‌های بهبود بیرون آید؟

_ شاید اولین کار تعریف چشم انداز و استراتژی‌هاست؟

_ فکر کنم مشکل من نیروی انسانی است و باید اول همه ساختار سازمانی را اصلاح کنم و طرح جامع منابع انسانی را در آورم.

_ اصلاً نه، احتمالاً باید از ابزارهای کوچک مدیریتی مثل برنامه‌ریزی تولید و چیدمان و تکنیک های برنامه‌ریزی ریاضی یا مثل این‌ها استفاده کنم؟

_ اگه سازمانم را شبیه‌سازی کنم شاید این طوری بهتر بفهمم مشکلم چیست؟

(پاسخ به این سوالات هدف اصلی این سایت است)

اولین کار یک اسکن در پزشکی، عارضه‌یابی است تا ببینیم مشکلمان چیست و بعد بفکر درمان آن بیفتیم.

مثل یک دکتر که اول معاینه می‌کند بعد نسخه می‌نویسد یا آزمایش می‌دهد یا می‌گوید باید عمل کرد.

معمولا مراحل انجام یک پروژه ی عارضه‌ یابی بصورت زیر است:

1ـ شناخت كلي از سازمان.

2ـ تنظيم ليست اوليه از نشانه هاي عوارض در سازمان.

3ـ تنظيم ليست اوليه از عوارض احتمالي در سازمان.

4ـ جمع آوري اطلاعات اوليه از واقعيت هاي سازمان.

5ـ شناخت اوليه از تصميم گيرندگان و مديران بنگاه يا سازمان مورد بررسي.

6ـ درك محدوديت ها و ارزيابي از خط مشي هاي كارفرما.

7ـ شناسايي درك كار فرما از مسئله.

8ـ آزمون درك كار فرما از مسئله.

9ـ شفاف سازي انتظارات كار فرما.

10ـ توافـق كـارفرما با عنوان مساله وانتـظارات كار فرما از انجام پــروژه عارضه يابي .

11- نوشتن طرح عارضه يابي

طرح عارضه يابي بايد به سوالات زير پاسخ دهد:

ـ چه كارهايي انجام خواهد شد ؟

- چگونه انجام خواهد شد ؟

ـ طرح چه دست آورد هايي را به همرا ه دارد ؟

ـ نتايج مورد انتظار از اين دست آوردها چيست ؟

ـ مدت زمان مورد نياز چقدر است ؟

ـ هزينه مورد نياز پروژه چقدر است ؟