خدمات تخصصی تحلیل کسب و کار سازمان (Business Analysis)
امروزه جهان بیش از هر زمان دیگری پیچیده شده است و این پیچیدگی تنها به خاطر پیشرفت علوم و فناوری نیست. بلکه بخشی از آن به دلیل افزایش تعداد پارامترهای تأثیرگذار بر سازمان می‌باشد. همین امر خود باعث ایجاد تخصص‌های حل مسئله، تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی شده است. در این بین دنیای کسب و کار هم تأثیر زیادی از این مسائل پذیرفته است. علاوه بر همه این موارد رشد و توسعه روزافزون فناوری اطلاعات و جایگاه آن در سازمان‌ها و کسب و کارها نیز خود باعث پیچیدگی مضاعف موضوع گردیده است.
حال سوال این است که چگونه و با چه تخصص یا تخصص‌هایی باید با این گونه مسائل برخورد کرد؟ وظیفه حل مشکلات و مسائل در سازمان، بدون توجه به نوع آنها بر عهده کیست؟ نیازهای جدید سازمانی در عصر فناوری اطلاعات چگونه تعریف می‌گردند؟ و چه کسانی این مسئولیت را بر عهده دارند؟ همه این سؤالات و موارد مشابه دیگر، موضوعاتی هستند که مدیران سازمان ها با آن روبرو هستند.
فرآیندهای کسب و کار به مرور زمان توسعه می یابند و تغییر می کند. اغلب این گونه فرآیندها به گونه ای توسعه می یابند تا بتوانند با نیازهای جدید کسب و کار و مشتریان هماهنگ شوند. به مرور زمان تغییراتی که در فرآیندهای کسب و کار رخ می دهد و همچنین تغییراتی که در محیط این گونه کسب و کارها رخ می دهد باعث می شود فرآیندهای کسب و کار ناکارآمد به نظر برسند. تحلیل فرآیندهای کسب و کار منجر به تشخیص نقص ها و ناکارآمدی های موجود در آنها می گردد و تصحیح فرآیندها باعث می شود میزان هزینه آنها کاهش یابد و میزان کیفیت نتایج حاصل از آنها را نیز افزایش می دهد.
تحلیل چیست؟
تحلیل در لغت به معنای گشودن و حل کردن است. به طور کلی زمانی تحلیل اتفاق می‌افتد که نیاز به حل یک مسئله یا پاسخگویی به یک نیاز می‌باشد.
قبل از تحلیل یک موضوع یا یک سیستم باید از آن شناخت حاصل شود و برای شناخت یک سیستم یا موضوع می‌بایست آن را مورد کالبد شکافی قرار داد. به عبارت دیگر سیستم را تجزیه یا جزء جزء نمود. پس از شناخت اجزا است که می‌توان شروع به تحلیل نمود.
معمولاً در تحلیل، علاوه بر شناخت کلیت سیستم یا موضوع، روابط بین اجزا، تأثیر آنها بر روی یکدیگر، رفتار و عملکردهای اجزاء به تنهایی و در ارتباط با هم،ویژگی‌ها و مشخصات هر یک از اجزاء و مسائلی از این دست بررسی و مورد مطالعه قرار می‌گیرند.
مراحل و گام‌های تجزیه و تحلیل یک سیستم را می‌توان به صورت زیر بر شمرد:
- شناسایی و تعیین مرزهای سیستم مورد مطالعه.
- شناسایی و تعیین عناصر و اجزای تشکیل‌دهنده سیستم.
- شناسایی و تعیین انواع روابط متقابل بین اجزای سیستم.
- شناسایی و تعیین سلسه مراتب عناصر تشکیل‌دهنده سیستم.
- شناسایی و تعیین عناصر درون‌سیستمی و برون‌سیستمی تأثیرگذار بر سیستم.
- شناساییو تعیین جریان‌های بازخوردمثبت و منفی.
- شناسایی و تعیین منابع سیستم و مواردی که در آن اختلال ایجاد می‌کنند.
معمولاً سیستم و تحلیل با هم در ارتباط می‌باشند. کسانی که دیدگاهی نظام‌مند و سیستمی دارند همواره سعی می‌کنند تا مسائل را شناخته و تحلیل نمایند. بر این اساس هر چیزی را و با هر هدفی می‌توان مورد تحلیل قرار داد. امروزه تحلیل، حوزه‌های مختلف و متفاوتی اعم از سیستم‌های نظامی، اقتصادی، اجتماعی، صنعتی، آموزشی و … را در بر می‌گیرد.
تحلیل کسب و کار چیست؟
از انجایی که تحلیل را می‌توان در حوزه‌های مختلف و متعددی انجام داد لذا یکی از این حوزه‌ها، حوزه تحلیل کسب و کار و سازمانی است.
یک سازمان یا بنگاه برای انجام فعالیت‌های خود، چه اقتصادی و چه غیر اقتصادی، نیاز به یک ساختار و نظم مشخص دارد. بدیهی است بدون داشتن ساختار و نظم بنگاه قادر به انجام فعالیت‌های خود نخواهد بود.
ساختار و نظمی که در بالا به آن اشاره شد می‌تواند شامل مواردی همچون: مدیریت کسب و کار، مدیریت بازار، مدیریت مشتریان، مدیریت نام تجاری، مدیریت تامین‌کنندگان و … باشد. مجموعه این موارد است که مفهومی با نام کسب و کار را پدید می‌آورد.
وقتی صحبت از تحلیل کسب و کار می‌شود، منظور تحلیل موارد فوق است. تحلیل کسب و کار مجموعه‌ای از وظایف و تکنیک‌هایی است که برای برقراری ارتباط میان ذینفعان به منظور فهم ساختارها، سیاست‌ها و عملیات یک سازمان مورد استفاده قرار گرفته، و راه‌حل‌هایی را برای توانمندسازی سازمان در راستای دستیابی به اهدافش پیشنهاد می‌دهد. در واقع تحلیل کسب و کار درک این موضوع است که چگونه یک سازمان برای دستیابی توأم با موفقیت به اهدافش عمل نماید. و همچنین به چه صورت قابلیت‌ها یا توانمندی‌های مورد نیاز جهت ارائه محصولات و خدمات به ذینفعان برون‌سازمانی نظیر مشتریان را تعریف کند. علاوه بر این‌ها در تحلیل کسب و کار اهداف کلان سازمانی و اهداف میان مدت، طریقه ارتباط این اهداف با هم، همراستا بودن یا نبودن اهداف میان مدت و کلان، محقق‌سازی آنها و رشته فعالیت‌های موردنیازی که باید انجام شوند نیز تعریف می‌گردند.
تحلیل کسب و کار ممکن است با اهداف متفاوتی انجام شود. برخی مواقع تحلیل کسب و کار به منظور شناخت وضعیت موجود یا فعلی سازمان صورت می‌پذیرد. شناخت وضعیت موجود می‌تواند به عنوان بستری برای شناسایی نیازهای آتی کسب و کار عمل نماید. گرچه بیشتر مواقع تحلیل کسب و کار برای تعریف و صحت‌سنجی راه‌حل‌هایی که نیازها، اهداف میان مدت و کلان سازمان را پوشش می‌دهند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
جایگاه تحلیل کسب و کار در سازمان‌ها
همان‌طور که قبلا گفته شد، کسب و کار به مثابه یک سیستم و بالاتر از آن یک سیستم ارگانیک می‌باشد. بنابراین برخوردی که با این سیستم می‌گردد، باید از جنس برخوردی باشد که با یک سیستم ارگانیک می‌شود. پویایی و زنده بودن امروزه بیش از پیش در تار و پود کسب و کارها نفوذ کرده است. بنابراین فرمول‌های گذشته برای تحلیل کسب و کار دیگر کارساز نخواهند بود.
معمولاً زمانی که از تحلیل کسب و کار نام برده می‌شود، یک طیف به این صورت که در یک سر آن فعالیت‌های محض کسب و کار مثل فعالیت‌های مالی، بازرگانی، مهندسی و غیره قرار داشته و سر دیگر آن که فعالیت‌های محض فناوری اطلاعات مثل توسعه سیستم، معماری نرم‌افزار یا سازمان و غیره قرار می‌گیرند تصویر می‌شود. علاوه بر این اگر محیط کسب و کارها را بخواهیم از نظر میزان تأثیرپذیری عوامل داخلی و خارجی مورد بررسی قرار دهیم، به این نتیجه خواهیم رسید که تأثیرپذیری کسب و کارها از عوامل خارجی روز به روز در حال افزایش است. حالتی که در سالیان گذشته نمود نداشته و یا به این شدت نبوده است. موضوع دیگری که سالیان نه چندان زیادی در ذات کسب و کارها نفوذ کرده و عملاً به عنوان جزء جدایی‌ناپذیر آنها قلمداد می‌گردد بحث فناوری اطلاعات و ابزارها و راه‌حل‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات است.
بر اساس مطالبی که تا اینجا بیان گردیدند، اگر در گذشته تنها به کسب و کار از یک بعد توجه می‌شده، اگر کسب و کارها تنها از زاویه عوامل داخلی بررسی می‌شده‌اند، اگر راه‌حل‌های فناوری اطلاعات اصلاً در کسب و کارها حضور نداشته و یا اگر هم حضور داشته در راستای اهداف کسب و کار و همگرا با آن دیده نمی‌شده، امروزه اوضاع دگرگون شده است و کسب و کارها در این وضعیت دیگرگونه نگاه و مَنِشی جدید را طلب می‌کنند.
تکنیک‌های تخصصی تحلیل کسب و کار
در اجرای فرایند تحلیل کسب و کار بسته به مورد از مجموعه تکنینک هایی استفاده می‌شود که بر اساس استاندارد BABOK توضیحات مختصر آنها در ادامه آمده است:
-
مقبولیت و ارزیابی شاخص‌ها : تعریف شرایط لازم برای تحقق و تایید راه‌حل منتخب توسط گروه‌های کلیدی ذینفع. از این تکنینک در تخصیص منابع و مناقصه‌های تجاری استفاده می‌شود.
-
تعیین بنچ مارک : تعیین استانداردی از وضعیت عملکرد سازمان در مقایسه با شرکت‌های مشابه.
-
طوفان فکری : استخراج ایده‌های نو در بازه کوتاه زمانی توسط گروهی از افراد.
-
تحلیل قوانین تجاری : تعریف قواعد و اصولی که بر فرآیند تصمیم‌گیری و همچنین عملکرد سازمانی تاثیر گذار است.
-
گردآوری و مستند سازی داده : مستند سازی داده‌ها و تعاریف عبارات کلیدی مرتبط با دامنه فعالیت‌های تجاری سازمان.
-
دیاگرام‌های جریان داده : مصور سازی جریان ورود، پردازش، نگهداری، و خروج داده از سازمان.
-
مدلسازی داده‌ها : توصیف فرضیات مرتبط با دامنه فعالیت‌های تجاری، روابط بین این فرضیات، و اطلاعات مرتبط با آنها.
-
تحلیل تصمیمات : تحلیل فرآیند تصمیم گیری در شرایط عدم قطعیت، چالش‌ها و شرایط پیچیده.
-
تحلیل مستندات : مطالعه مستنداتی که تا کنون در خصوص مسائل مشابه گردآوری شده و ارزیابی راه‌حل های اتخاذ شده به‌منظور مقایسه راه‌حل های موجود و راه‌حل های پیشین.
-
تخمین : پیش‌بینی هزینه‌ها و منابع مورد نیاز برای تحقق هدف مورد نظر.
-
تشکیل کارگروههای هدفمند : تشکیل جلساتی مجزا به‌منظور یادگیری سازمانی و آشنایی با نظرات فردی درباره فرصتهای پیش‌رو.
-
تجزیه و تحلیل کاربردی : تجزیه فرآیندها و واحدهای بزرگ به المان‌های کوچکتر و ارزیابی مستقل المان‌ها.
-
آنالیز Interface : تحلیل رابطه علت و معلولی بین راه‌حل منتخب و چالش شناسایی شده.
-
مصاحبه : کسب اطلاعات از فرد یا افراد صاحب اطلاعات مرتبط با حوزه مورد بررسی و مستندسازی پاسخ‌ها.
-
فرآیند یادگیری سازمانی : مطالعه مستندات و گزارش‌های گذشته، به‌منظور یادگیری از فرصت‌هاو تجربیات مشابه.
-
شاخص‌های کلیدی عملکرد : ارزیابی عملکرد راه‌حل منتخب.
-
تحلیل منابع غیر کاربردی : توصیف عملکرد مشخصات کاربردی و مورد نیاز یک سیستم و حذف مشخصات غیر ضروری.
-
مدلسازی سازمان : توصیف روابط، مسئولیت‌ها، و ساختارهای گزارش‌دهی به‌منظور همسو سازی ساختار با اهداف سازمانی.
-
ردیابی مشکل : ردیابی، مدیریت، و رفع نواقص، مشکلات و ریسک‌ها از طریق فعالیت‌های تحلیل سازمان.
-
مدلسازی فرآیند : درک بهتر نقش وظایف درون بخش‌های سازمان.
-
تهیه نمونه اولیه : توصیف رابط های کاربری سازمان و یکپارچه‌سازی اطلاعات حاصل از کانالهای مختلف.
-
برگزاری کارگروههای جذب منابع : روشی ساختارمند برای جذب منابع.
-
آنالیز ریسک : شناسایی و مدیریت حوزه‌های تاثیر گذار و غیر قطعی بر سازمان و راه‌حل منتخب.
-
آنالیز ریشه‌یابی : ریشه‌یابی علل اصلی مسئله.
-
سناریورها و مطالعات موردی : کسب اطلاعات از نحوه تعامل اهداف، نقش‌ها، و سازمان با یکدیگر.
-
مدلسازی قلمرو : تعیین قلمرو تحلیل و محدوده راه‌حل.
-
دیاگرام‌های توالی : مدلسازی منطق توالی سناریوها، با استفاده از نمایش جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان.
-
نمودار حالات : نمایش چگونگی تغییر رفتار بخشها در صورت بروز رویدادهای مختلف.
-
تحقیقات ساختار یافته : بررسی و تحقیق به‌منظور جذب، بازبینی و اعتبارسنجی منابع.
-
پرسشنامه و نظرسنجی : کسب اطلاعات از تعداد زیادی از افراد در بازه زمانی نسبتا کوتاه.
-
آنالیز SWOT : ابزاری قدرتمند و پرسرعت برای بررسی وضعیت فعلی سازمان تحت شرایط تغییر.
-
نیازمندی‌های کاربر : ارائه توصیفاتی کوتاه درباره مزایای خروجی راه‌حل از منظر کارکردهای مورد نیاز کاربر.
-
ارزیابی خریدار : ارزیابی توانمندی خریدار بالقوه در برآورده کردن تعهدات مربوط به خدمت یا محصول.